ЭДО и операторы · словарь
Как хранить электронные документы: сроки и правила
Хранение электронных документов: обязательные сроки по закону, как сохранить проверяемость подписи и что грозит за утрату документов.
Короткий ответ
Электронные документы хранятся так же, как бумажные: первичные — не менее пяти лет по закону о бухучёте, документы налогового учёта — не менее четырёх лет по НК РФ. При хранении важно сохранить возможность проверить подпись.
01
Какие сроки хранения установлены
Федеральный закон о бухгалтерском учёте требует хранить первичные документы не менее пяти лет, Налоговый кодекс — документы налогового учёта не менее четырёх лет. Для отдельных документов действуют более длительные сроки.
Срок отсчитывается не с момента создания, а с окончания отчётного периода, к которому относится документ. Компания закрепляет конкретные сроки в номенклатуре дел и регламенте.
02
Как сохранить юридическую силу при хранении
Документ должен храниться в неизменном виде вместе с подписью и информацией для проверки. Если при хранении файл изменился или подпись нельзя проверить, документ теряет доказательную силу.
Проверка подписи должна оставаться возможной после истечения срока сертификата: для этого хранятся данные о сертификате и времени подписания, а проверка выполняется с использованием архивных справочников.
03
Что грозит за утрату документов
Утрата первичных документов — налоговый риск: расходы без подтверждающих документов не принимаются, возможны штрафы. Утрата договора — коммерческий риск: сложнее защитить свои интересы в споре.
Систематическое хранение с резервным копированием и регламентом доступа — дешёвая страховка от этих рисков.
Частые вопросы
Коротко о спорных местах.
Можно ли уничтожить документы после окончания срока?
Да, по регламенту и с фиксацией уничтожения. До окончания срока уничтожение документов, которые могут понадобиться при проверках, опасно.
Кто отвечает за хранение документов?
Организация в целом: руководитель, бухгалтерия и владельцы систем хранения. Регламент распределяет ответственность за типы документов и сроки.
Методика и границы
Материал описывает проектный подход АА.Докс и не является юридической консультацией. Термины на рынке пересекаются; окончательные роли, требования к подписи, хранению и безопасности определяются процессом и правилами конкретной компании.
Продолжить чтение