АА.Докс
Все сценарии

согласование счетов и спецификаций

Счета и спецификации без ручной сверки в конце месяца

Проверяйте суммы, реквизиты, связанные документы и статусы оплаты в одном маршруте, а не в разрозненных письмах.

Разобрать этот маршрут

Где процесс теряет скорость

  • реквизиты и суммы сверяют вручную
  • связанный договор или спецификация находятся отдельно
  • непонятно, почему счёт не готов к оплате

Как выглядит маршрут

  1. 1Счёт или спецификация получает карточку процесса.
  2. 2ИИ извлекает реквизиты, сумму и даты.
  3. 3Система показывает связанные файлы и риски.
  4. 4Финансы видят готовность к оплате.

Детали сценария

01

Комплект связанных документов

Счёт связывается с договором, спецификацией, заказом или другим основанием по правилам финансового процесса. Для каждого сценария определяется обязательный состав и источник истины по ключевым значениям.

Если обязательный документ не найден, процесс получает понятную причину блокировки и владельца следующего шага, а не неопределённый статус.

  • связанный договор или заказ;
  • актуальная спецификация;
  • контрагент и доступные реквизиты;
  • статусы обязательных согласований.
02

Извлечение и контроль расхождений

ИИ может подготовить сумму, валюту, налоговые компоненты, даты и реквизиты для сверки. При расхождении система показывает оба значения, их источник и применённое правило.

Финансовая роль подтверждает допустимое исключение или возвращает комплект. Переопределение автоматической проверки остаётся в журнале вместе с комментарием.

03

Когда появляется готовность к оплате

Статус формируется только после проверки комплектности, критичных полей, обязательных решений и отсутствия открытых блокирующих отклонений. Сам факт загрузки счёта недостаточен.

Результат можно передать в ERP с идентификатором процесса. Повторная отправка не должна создавать новую операцию — это отдельно проверяется в интеграционном контракте.

Пилот

Что измерять до и после

  • время от поступления комплекта до готовности к оплате
  • доля комплектов с недостающим документом
  • число ручных сверок и переносов значений
  • частые причины блокировки

FAQ

Какие поля АА.Докс проверяет в счёте?

Состав настраивается под процесс: обычно это сумма, валюта, даты, контрагент, реквизиты и связь с основанием. Правила подтверждает финансовый владелец.

Может ли система сама разрешить оплату?

Технические проверки можно автоматизировать, но разрешение оплаты остаётся за ролью и правилами полномочий компании.

Что происходит при недостающей спецификации?

Процесс фиксирует недостающий документ, владельца и состояние ожидания. После поступления спецификации проверки запускаются на том же комплекте.

Другие сценарии согласования

Если документы застревают не только в этом потоке, посмотрите соседние маршруты для договоров, КП, счетов и спецификаций.

Разобрать маршрут

Согласование договоров без потери версий

Маршрут для договоров, допсоглашений и правок: роли, сроки, ИИ-проверки, журнал решений и прозрачный финальный статус.

Коммерческие предложения, которые быстрее доходят до ответа

АА.Докс помогает провести КП через продажи, юристов, финансы и руководителя без ручных напоминаний и потери условий.

Закрывающие документы без ручной сверки и потерянных актов

Акты, УПД и счета-фактуры в одном комплекте: ИИ-сверка сумм и реквизитов, проверка комплектности по правилам и видимый статус для руководителя.

Входящие документы: регистрация и маршрут без потери заявок

Входящие из почты и интеграций: ИИ классифицирует тип, извлекает поля, находит контрагента и предлагает маршрут. Человек проверяет и решает.