АА.Докс
Все сценарии

входящие документы

Входящие документы: регистрация и маршрут без потери заявок

Входящие из почты и интеграций: ИИ классифицирует тип, извлекает поля, находит контрагента и предлагает маршрут. Человек проверяет и решает.

Разобрать этот маршрут

Где процесс теряет скорость

  • входящие теряются в общих почтовых ящиках
  • тип и поля документа определяют вручную
  • непонятно, кому и в какой срок передать документ

Как выглядит маршрут

  1. 1Документ приходит из почты или интеграции.
  2. 2ИИ определяет тип и извлекает основные поля.
  3. 3Система находит контрагента и предлагает маршрут.
  4. 4Человек подтверждает, исправляет или возвращает.

Детали сценария

01

Получение и первая регистрация

Входящий документ попадает в систему из почтового ящика или по интеграции. Регистрация создаёт карточку с датой поступления, источником и исходным файлом ещё до того, как документ прочитан.

Каждому входящему присваивается статус, который не теряется при передаче между сотрудниками. Повторное получение того же документа не должно создавать дубль — это проверяется в интеграционном контракте.

  • почтовый ящик или интеграция как источник;
  • карточка с датой и исходным файлом;
  • статус, видимый на всех этапах;
  • защита от дублей при повторной отправке.
02

Классификация и извлечение полей

ИИ определяет тип документа — счёт, договор, заявка, письмо или другой — и извлекает основные поля: контрагента, номер, дату, сумму и срок. Для каждого значения пользователь видит основание вывода и уровень уверенности.

Если уверенность низкая или тип незнакомый, документ направляется на проверку человеку, а не в автоматический маршрут. Исправленное значение становится примером для последующих разборов.

  • тип документа и ключевые поля;
  • основание вывода и уровень уверенности;
  • ручное подтверждение или исправление;
  • незнакомый тип — на проверку человеку.
03

Контрагент, маршрут и решение

По извлечённым реквизитам система находит контрагента в справочнике и предлагает стартовый маршрут: роли, сроки и проверки по правилам компании. Предложение — рекомендация, а не приказ: человек может изменить состав этапов.

Ошибки OCR подсвечиваются вместе с исходным фрагментом документа, чтобы сотрудник мог сопоставить распознанный текст с оригиналом. Финальное решение по документу принимает назначенная роль.

  • поиск контрагента по реквизитам;
  • стартовый маршрут как рекомендация;
  • правка маршрута человеком;
  • распознанный текст против оригинала.

Пилот

Что измерять до и после

  • время от поступления до первой регистрации
  • доля документов с корректно определённым типом
  • доля входящих, переданных без ручного ввода полей
  • потерянные и повторно запрошенные документы

FAQ

АА.Докс заменяет почтовый сервис или оператора ЭДО?

Нет. Почта и внешний ЭДО остаются источниками и получателями документов. АА.Докс работает как процессный слой между ними и регистрирует движение входящих.

Что, если ИИ ошибся в типе документа?

Документ не уходит в маршрут автоматически при низкой уверенности. Сотрудник видит основание вывода, исправляет тип или подтверждает его, и документ продолжает движение.

С чего начать внедрение для входящих документов?

С одного потока с понятным источником — например, общего ящика входящих: зафиксировать типы документов, фактический маршрут и потери, затем настроить классификацию и стартовый маршрут.

Другие сценарии согласования

Если документы застревают не только в этом потоке, посмотрите соседние маршруты для договоров, КП, счетов и спецификаций.

Разобрать маршрут

Согласование договоров без потери версий

Маршрут для договоров, допсоглашений и правок: роли, сроки, ИИ-проверки, журнал решений и прозрачный финальный статус.

Коммерческие предложения, которые быстрее доходят до ответа

АА.Докс помогает провести КП через продажи, юристов, финансы и руководителя без ручных напоминаний и потери условий.

Счета и спецификации без ручной сверки в конце месяца

Проверяйте суммы, реквизиты, связанные документы и статусы оплаты в одном маршруте, а не в разрозненных письмах.

Закрывающие документы без ручной сверки и потерянных актов

Акты, УПД и счета-фактуры в одном комплекте: ИИ-сверка сумм и реквизитов, проверка комплектности по правилам и видимый статус для руководителя.