Что такое электронный счёт-фактура

Счёт-фактура — налоговый документ: он обосновывает начисление и вычет НДС. Без корректного счёта-фактуры покупатель не может принять НДС к вычету, поэтому ошибки в реквизитах обходятся дорого.

Электронная форма не меняет назначение документа, но упрощает контроль: реквизиты проверяются при обмене, а архив подписанных счетов-фактур всегда под рукой.

Электронный счёт-фактура составляется по утверждённому ФНС формату и подписывается квалифицированной электронной подписью. Обмен идёт через оператора ЭДО: он проверяет подпись, доставляет документ и фиксирует статусы.

Если контрагент согласен на электронный обмен, счёт-фактура выставляется в электронном виде; при несогласии стороны могут обмениваться на бумаге.

Счёт на оплату — коммерческий документ с реквизитами для платежа, он не даёт налоговых последствий. Счёт-фактура — налоговый документ с обязательными реквизитами, установленными НК РФ. Их часто путают, но функции разные.

В документном потоке счёт на оплату обычно согласовывают до платежа, а счёт-фактуру выставляют после отгрузки — вместе с первичным документом или в составе УПД.