Что такое УПД

Раньше при отгрузке нужно было оформлять счёт-фактуру и отдельный первичный документ (накладную или акт) — два файла, две подписи, две сверки. УПД объединяет их: один документ закрывает и налоговые, и бухгалтерские требования.

Формат УПД утверждён ФНС, поэтому контрагенты и операторы ЭДО понимают документ одинаково, а проверка реквизитов автоматизирована.

Статус 1 используют, когда операция облагается НДС и нужен и счёт-фактура, и первичка. Статус 2 — когда НДС не участвует: например, для услуг, освобождённых от НДС, или операций без налога. Статус 3 — только для налоговых целей.

Решение о статусе принимает бухгалтерия по конкретной операции. Ошибка в статусе приводит к неверному отражению НДС, поэтому перед отправкой УПД сверяют с договором и спецификацией.

До отправки контрагенту УПД часто проходит внутреннюю проверку: сверка с договором, спецификацией и фактической отгрузкой. Расхождения лучше находить до подписания, а не после.

В маршруте согласования УПД движется как обычный документ: роли видят версию, замечания и статус, а финальное решение фиксируется в журнале.