Шаблон маршрута · роли и SLA
Маршрут согласования счёта и спецификации
Маршрут счёта на оплату: связь с договором и спецификацией, извлечение суммы и реквизитов, проверка расхождений, готовность к оплате и роль финансов.
Короткий ответ
Маршрут счёта: документ связывается с договором и спецификацией, система извлекает сумму, валюту, НДС и реквизиты, сверяет с договором, финансы проверяют расхождения и подтверждают готовность к оплате. При блокировке фиксируется причина и владелец исправления.
01 · Этапы и роли
Кто, что и в какой срок делает.
| Этап | Роль | Действие | SLA |
|---|---|---|---|
| Регистрация | Менеджер или интеграция | Счёт попадает в карточку, связывается с договором и спецификацией | по поступлению |
| Извлечение и сверка | Система + финансы | Извлекаются сумма, валюта, НДС, реквизиты; сверяются с договором | автоматически |
| Проверка расхождений | Финансы | Расхождения подсвечены с источником; подтверждаются или возвращаются | 1 рабочий день |
| Готовность к оплате | Финансы | Подтверждает готовность; причина блокировки фиксируется | полдня |
02
Связь счёта, договора и спецификации
Счёт редко существует сам по себе: он ссылается на договор и спецификацию. Если связь не зафиксирована, оплата идёт по документу, который никто не сверял с условиями сделки.
В карточке счёт связан с договором, этапом и спецификацией: при сверке видны источник каждой суммы и допустимые отклонения.
03
Извлечение и контроль расхождений
Система извлекает сумму, валюту, НДС, реквизиты и сроки. Расхождения с договором подсвечиваются вместе с источником значения: бухгалтерия видит, на чём основан вывод, и принимает решение.
Контроль расхождений выполняется до готовности к оплате: исправление до платежа дешевле, чем возврат денег после.
04
Блокировки и роль финансов
Финансы подтверждают готовность к оплате или фиксируют блокировку с причиной: превышение лимита, расхождение с договором, отсутствие согласованной спецификации. Блокировка — это статус с владельцем, а не молчаливое «зависло».
Руководитель видит очередь на оплату, причины блокировок и сроки — контроль кассы перестаёт быть перепиской.
Частые вопросы
Коротко о спорных местах.
Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры?
Счёт на оплату — коммерческий документ с реквизитами для платежа, без налоговых последствий. Счёт-фактура — налоговый документ для НДС, выставляется после отгрузки.
Кто может подтвердить готовность к оплате?
Финансовая роль по регламенту: в пределах лимита — бухгалтер или финансовый менеджер, сверх лимита — финансовый директор. Полномочия фиксируются правилами.
Что делать при расхождении счёта и договора?
До оплаты расхождение устраняется: либо запрашивается корректный счёт, либо оформляется изменение договора. Оплата расходящегося счёта создаёт риск спора и проблем с учётом.
Методика и границы
Шаблон описывает типовой процесс и не является юридической консультацией. Роли, сроки и правила зависят от регламента компании: используйте шаблон как стартовую точку и адаптируйте под фактический маршрут.
Продолжить чтение