Шаблон маршрута · роли и SLA
Маршрут закрывающих документов: комплект, сверка и подписание
Маршрут закрывающих документов: состав комплекта, проверка комплектности, сверка с договором и счётом, подписание и контроль незакрытых комплектов.
Короткий ответ
Маршрут закрывающих документов собирает комплект по правилам: акты, УПД и счета-фактуры, проверяет комплектность, сверяет суммы с договором и счётом, передаёт на подписание и возвращает статус. Руководитель видит незакрытые комплекты, их владельцев и причины задержки.
01 · Этапы и роли
Кто, что и в какой срок делает.
| Этап | Роль | Действие | SLA |
|---|---|---|---|
| Формирование комплекта | Исполнитель | Комплект собирается по правилам: акт или УПД, счёт-фактура при НДС, связь с договором | по завершении работ |
| Проверка комплектности | Система | Сопоставление с обязательным составом; недостающий документ получает владельца | автоматически |
| Сверка с договором | Финансы / бухгалтерия | Сверка сумм, объёмов, ставок и реквизитов с договором и счётом | 1 рабочий день |
| Подписание | Уполномоченный сотрудник | Подписывает комплект УКЭП и передаёт контрагенту через оператора ЭДО | по регламенту |
| Контроль | Руководитель | Видит незакрытые комплекты, владельцев и причины задержки | постоянно |
02
Состав комплекта по правилам
Типовой комплект включает акт выполненных работ или услуг, УПД или счёт-фактуру, при необходимости счёт и подтверждающие материалы. Состав задаётся правилами компании, а не памятью исполнителя.
Для каждого сценария фиксируется обязательный минимум и допустимые исключения: частичная отгрузка, длительный этап, закрытие по факту периода.
03
Комплектность и сверка
Проверка комплектности сопоставляет полученные документы с обязательным составом и показывает, чего не хватает. Недостающий документ получает владельца и состояние ожидания.
Ключевые значения сверяются с договором и счётом: суммы, объёмы, ставки и реквизиты. Расхождение подсвечивается с источником значения — бухгалтерия видит, на чём основан вывод.
04
Подписание и контроль
Подписанный комплект передаётся контрагенту через оператора ЭДО, статус подписания возвращается в карточку. Незакрытые комплекты видны руководителю: владелец, причина и срок — в одном месте.
Причина возврата фиксируется структурно, а не в переписке: возврат по расхождению не теряется и не требует повторного выяснения.
Частые вопросы
Коротко о спорных местах.
УПД и акт — это одно и то же?
Акт — первичный документ о выполнении работ. УПД со статусом 2 выполняет функцию акта, со статусом 1 дополнительно заменяет счёт-фактуру.
Кто отвечает за полноту комплекта?
Правило назначает владельца недостающего документа и ответственные роли для сверки. Без владельца комплект застревает между отделами.
Что делать с расхождением перед подписанием?
До подписания расхождение устраняется: корректируется акт или оформляется изменение договора. Подписанный комплект с расхождениями создаёт риск претензий.
Методика и границы
Шаблон описывает типовой процесс и не является юридической консультацией. Роли, сроки и правила зависят от регламента компании: используйте шаблон как стартовую точку и адаптируйте под фактический маршрут.
Продолжить чтение